Support

Op deze pagina informeren wij u over de werkwijze van de inhuurdesk en geven wij antwoord op veelgestelde vragen. Indien u direct contact wilt met de inhuurdesk, dan vindt u aan de rechterkant onze contactgegevens.

Waarom wordt er door de Inhuurdesk een fee in rekening gebracht?

Om rechtmatige inhuur te garanderen, moeten zowel het HagaZiekenhuis als de leveranciers zich houden aan bepaalde vastgestelde procedures en handelingen. het HagaZiekenhuis heeft er, mede om die reden, voor gekozen de gehele inhuur van externen te laten verlopen via een Inhuurdesk. Dit biedt aan zowel het HagaZiekenhuis als leveranciers veel voordelen.

U kunt zelf in het systeem uw factuur aanmaken. Dit doet u nadat u uw gewerkte uren heeft ingevoerd èn deze zijn geaccordeerd door de verantwoordelijke manager van het HagaZiekenhuis. U factureert uitsluitend de geleverde diensten tegen het overeengekomen tarief bij gunning.

Op het moment dat u de factuur voor gewerkte uren aanmaakt, wordt automatisch een factuur namens Staffing MS gegenereerd. Deze factuur geeft de inhouding weer die Staffing MS in rekening brengt voor de door hen geleverde diensten. De betalingen van uw factuur voor de geleverde diensten aan het HagaZiekenhuis vindt plaats onder verrekening van de factuur van Staffing MS. Met andere woorden: Staffing MS brengt de vergoeding voor de door hen geleverde diensten in mindering op de uitbetaling van uw factuur. U kunt beide facturen (die betreffende de door u gewerkte uren en die van Staffing MS) in pdf opslaan en printen voor uw eigen administratie.

De voordelen van de inhuurdesk voor u als leverancier zijn:
- er ontstaat een transparante markt met inzicht in vraag en aanbod;
- u kunt zonder complexe aanbestedingen direct in aanmerking komen voor een opdracht;
- u heeft altijd rechtstreeks een contract met het HagaZiekenhuis zonder tussenkomst van intermediairs;
- u bent altijd in beeld bij het HagaZiekenhuis, u ontvangt altijd alle relevante aanvragen.

Het inhuurproces wordt sterk vereenvoudigd doordat:
- u als leverancier slechts één keer uw gegevens hoeft in te voeren;
- u direct alle aanvraag- en beoordelingscriteria ziet;
- er sprake is van een eenduidig en transparant selectieproces;
- er altijd terugkoppeling inzake gunning of afwijzing plaatsvindt;
- de facturering eenvoudig en snel geregeld is.

Deze voordelen kunnen alleen worden gerealiseerd door het in werking stellen van een actuele Inhuurdesk waarbij het gehele (administratieve) proces soepel, professioneel en efficiënt is geregeld. Hierbij heeft het HagaZiekenhuis bewust de keuze gemaakt dit proces uit te besteden aan een externe partij (Staffing MS). Omdat de werkzaamheden van de Inhuurdesk noodzakelijk zijn om inhuur ook in de toekomst op een verantwoorde wijze te organiseren en de Inhuurdesk ook voor u als leverancier voordelen biedt, wordt de leveranciers een administratiefee in rekening gebracht.

De fee die u als leverancier betaalt, betaalt u aan Staffing MS. Zij dekken uit deze fee de kosten voor het administratieve proces dat nodig is om de Inhuurdesk te laten draaien. Hierbij moet u denken aan administratiekosten, ICT-kosten en licentiekosten. Ook is er een helpdesk waar u als leverancier terecht kunt voor support en ondersteuning.

Hoe werkt de inhuurdesk?

De Inhuurdesk biedt iedere leverancier gelijke kansen op het verkrijgen van een opdracht, die door het HagaZiekenhuis wordt gepubliceerd. Deelname aan de Inhuurdesk betekent dat u deelneemt aan aanbestedingstrajecten. Via het (digitale) inschrijfformulier kunt u zich (als gegadigde) inschrijven voor onze Inhuurdesk. U geeft hierbij aan voor welke vakgebieden u de offerteaanvragen wilt ontvangen. Na bevestiging van uw account ontvangt u per e-mail nieuwe offerteaanvragen. Na inloggen vindt u een uitgebreide omschrijving van de offerteaanvraag, de gunningcriteria en de procedure. Bij interesse kunt u een offerte indienen. Uw offerte wordt door het HagaZiekenhuis beoordeeld. U ontvangt per e-mail een afwijzing of een uitnodiging voor een kennismaking.

Staffing MS brengt u als leverancier een fee in rekening. Deze fee wordt ingehouden op het bedrag dat u van het HagaZiekenhuis ontvangt. Staffing MS dekt uit deze fee de kosten voor het administratieve proces dat nodig is om de Inhuurdesk te laten draaien. Hierbij moet u denken aan administratiekosten, ICT-kosten en licentiekosten. Lees meer over deze fee bij de vraag Waarom wordt er door de Inhuurdesk een fee in rekening gebracht?

Waar kan ik vragen stellen over de procedure/opdracht?

Bij iedere offerteaanvraag heeft u de mogelijkheid om vragen te stellen. Dit doet u digitaal.Telefonisch wordt geen informatie verstrekt . De antwoorden op alle gestelde vragen worden per opdracht gepubliceerd via het platform van de Inhuurdesk. Op deze manier kunnen wij garanderen dat iedere leverancier toegang heeft tot dezelfde informatie. Een aantal dagen na publicatie van de offerteaanvraag wordt de mogelijkheid tot het stellen van vragen gesloten. De exacte sluitingsdatum voor het stellen van vragen vindt u bij de offerteaanvraag. Na deze datum is het niet meer mogelijk om vragen te stellen.

Ik heb mijn offerte niet op tijd kunnen indienen, wat kan ik doen?

Indien de termijn voor het indienen van offertes is verstreken, kunt u geen offertes meer indienen. Wij kunnen hier helaas geen uitzondering op maken.

Wanneer krijg ik een reactie op de door mij ingediende offerte?

Bij de opdrachtinformatie treft u een planning met daarin de verwachte datum van de terugkoppeling. Wij stellen u via e-mail op de hoogte van de gunning of afwijzing.

Wanneer en hoe wordt de uiteindelijke gunning bekend gemaakt?

Alle uiteindelijke gunningen worden openbaar gepubliceerd op de Inhuurdesk website.

Wat gebeurt er na gunning?

Na gunning wordt de opdracht in de digitale omgeving van de Inhuurdesk ingevoerd. U dient de opdracht online te accepteren en eventuele vereiste documenten te uploaden en/of voorwaarden te accepteren. Na acceptatie kunt u opdrachturen registreren. Dat gebeurt in de digitale omgeving van de Inhuurdesk. De opdrachtgever dient de uren te accorderen voordat u de factuur online kunt opmaken en indienen via de Inhuurdesk. Wanneer u uw factuur in het systeem opmaakt, maakt het systeem gelijktijdig een factuur aan voor de dienstverlening van de Inhuurdesk.

Hoe vraag ik mijn Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan?

Zowel vaste als externe medewerkers dienen een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen aan de gemeenten. Voor externen geldt bij inhuur langer dan drie maanden dat een VOG is vereist. Na gunning dient u een (ingevuld) aanvraagformulier bij uw leidinggevende (of direct bij de afdeling P&O) binnen het HagaZiekenhuis op te vragen. Met dit aanvraagformulier kunt u bij uw eigen gemeente een VOG aanvragen. Voor de aanvraagprocedure bij uw eigen gemeente dient u rekening te houden met een periode van 4 tot 6 weken. Indien 6 weken na aanvang van de opdracht geen VOG is overlegd aan de inhuurdesk, wordt de betaling van nieuwe facturen uitgesteld en is het HagaZiekenhuis gerechtigd de opdrachtovereenkomst te beëindigen. Voor enkele functies is een VOG voordat de werkzaamheden aanvangen vereist, hierover wordt u tijdens het intakegesprek geïnformeerd.

Hoe verloopt de betaling van de factuur?

De Inhuurdesk heeft voor de betalingen aan de leverancier een kassiersfunctie. Nadat de leverancier zijn factuur in de omgeving van de Inhuurdesk heeft opgesteld, levert de Inhuurdesk de opgemaakte factuur voor de verrichte opdracht(en) aan bij de opdrachtgever (het HagaZiekenhuis). De facturen staan op naam van de leverancier in het gewenste factuurformat van het HagaZiekenhuis. het HagaZiekenhuis stelt het geld aan de Inhuurdesk beschikbaar voor de betaling aan de leveranciers. Zodra dit gebeurt, draagt de Inhuurdesk binnen drie (3) werkdagen zorg voor de betalingen aan de leverancier. Bij betaling aan de leverancier wordt de factuur van de inhuurdesk direct in mindering gebracht.

Klachtenprocedure

Een klacht?
De inhuurdesk wordt beheerd door Staffing Management Services. Staffing MS ondersteunt diverse organisaties bij de inhuur van flexibele arbeid. Hierbij worden jaarlijks zo’n 2000 professionals over het platform van Staffing MS ingehuurd. De medewerkers van Staffing MS doen dit met kennis van zaken, vol enthousiasme en volgens afspraak met de opdrachtgever. Een goede dienstverlening staat voorop, Staffing MS streeft naar een optimale klanttevredenheid van opdrachtgever, interim professionals en leveranciers. En in de meeste gevallen is dat ook zo. Er kunnen echter situaties ontstaan waarin u vragen en/of problemen heeft of dat u ontevreden bent over de dienstverlening.

Vragen en problemen
Een eerste stap bij vragen en probleem is contact opnemen met onze afdeling support. De support afdeling is er om opdrachtgever, interim professionals en leveranciers te ondersteunen bij het gehele inhuurproces van aanvraag t/m uitbetaling. Uw vraag of probleem wordt in ons ticketsysteem geregistreerd, opgelost. Indien uw vraag of probleem niet adequaat is afgehandeld, kunt u gebruikt maken van onze klachtenprocedure.

Hoe dient u een klacht in?
U kunt uw klacht schriftelijk of per e-mail (klacht@staffingms.com) indienen bij:
Kwaliteitsmanager van Staffing Management Services
Postbus 61216, 3002 HE Rotterdam
Er wordt binnen 2 werkdagen door de kwaliteitsmanager een ontvangstbevestiging van de klacht gestuurd. De ontvangstbevestiging bevat naast de geregistreerde klacht ook de informatie over de wijze van afhandeling.

De gang van zaken na ontvangst van uw klacht
In eerste instantie zal de leidinggevende van de afdeling support worden betrokken om de klacht in behandeling te nemen. Deze neemt zo snel mogelijk contact op met de indiener van de klacht om tot een gepaste oplossing te komen. Staffing MS streeft ernaar om de klacht binnen twee weken na ontvangst te hebben afgehandeld. Nadat een klacht is afgehandeld wordt dit altijd m.b.v. een afhandelingbrief/mail kenbaar gemaakt aan de indiener en de kwaliteitsmanager. Als u bezwaar heeft tegen de wijze waarop de leidinggevende de klacht heeft afgehandeld, kunt u na ontvangst van de afhandelingsbrief/mail alsnog contact opnemen met de kwaliteitsmanager.